Nachricht vom 10.09.2023 
Öffentliche Ausschreibungen: so profitieren auch Kleinunternehmer
RATGEBER | Öffentliche Ausschreibungen sind nicht nur etwas für große Bauunternehmen. Viele verschiedene Dienstleistungen und Arbeiten werden jedes Jahr von den Auftraggebern verteilt. Das betrifft die Beschaffung von Büromaterial ebenso, wie Winterdienst oder Pflasterarbeiten. Deshalb können auch Kleinunternehmen von dem hohen Budget der öffentlichen Hand profitieren. Neben Bund und Ländern verteilen auch Schulen, Universitäten oder Wohnungsgesellschaften die Aufträge. Wie das genau funktioniert, erklärt der folgende Beitrag.
Wer darf eine Bewerbung abgeben?
Alle privaten Unternehmen dürfen an einer öffentlichen Ausschreibung teilnehmen. Das betrifft sowohl Großunternehmen als auch Kleinunternehmer verschiedener Branchen. Unabhängig von der Größe des Betriebs kann eine Bewerbung abgegeben werden. Das Risiko muss natürlich jede Firma für sich selbst definieren, ob mit den großen Unternehmen konkurriert oder die Leistung überhaupt erbracht werden kann. Große Bauvorhaben bleiben deshalb oft bei den großen und erfahrenen Betrieben. Es gibt aber genug andere Ausschreibungen, bei denen kleinere Unternehmen gefragt sind. Zudem werden viele Großaufträge in einzelne Abschnitte geteilt. Der Zuschlag geht dann nicht nur an ein Unternehmen, sondern viele Kleinunternehmen sind für jeweils einen Teilauftrag zuständig.
Kommunale Ausschreibungen besonders interessant
Kommunale Aufträge oder Ausschreibungen von lokalen Trägern und Einrichtungen sind für Kleinunternehmer besonders interessant. Viele Städte, Schulen oder Gemeinden geben den Zuschlag lieber einem Betrieb aus der Region. Selbst größere Vorhaben können dann gut geplant auch von kleinen Firmen umgesetzt werden. Zudem gibt es regional weniger Wettbewerber. Inhaber sollten nur auf eine richtige Kalkulation und Vorplanung achten. Gerade bei Großprojekten besteht die Gefahr, sich finanziell zu übernehmen.
Die Ausschreibungen werden meist über die Website der jeweiligen Stellen oder auch im offiziellen Blatt der Gemeinde oder Stadt veröffentlicht. Die Informationen müssen schnell abrufbar sein und für jeden Betrieb zur Verfügung stehen können. Weiterhin gibt es Plattformen und Datenbanken, die Aufträge nach Ort oder Bundesland anzeigen. Über iBau sind zahlreiche Optionen in NRW zu finden, was gewerbliche Projekte als auch öffentliche Ausschreibungen betrifft. Leistungsort, Vergabestelle oder Datum der Veröffentlichung sind jeweils angegeben. Fernab solcher Portale gibt es auch einen Bundesanzeiger für öffentliche Ausschreibungen.
Wichtige Ausnahmen
Die öffentliche Ausschreibung dient dazu, den Firmen und Interessenten eine gleiche Chance einzuräumen. Die Aufträge dürfen also nicht direkt vergeben werden, sondern sind vor der Vergabe öffentlich bekannt zu machen. Es gibt nur zwei Ausnahmen: die beschränkte Ausschreibung und die freihändige Vergabe. Bei der beschränkten Ausschreibung gehen die Unterlagen an vorher ausgewählte Firmen. Sie kommt zum Einsatz, wenn das öffentliche Verfahren nicht funktioniert hat oder besonders dringliche Arbeiten durchgeführt werden müssen. Eine freihändige Vergabe unterliegt keine weiteren Vorschriften und kann an ein bestimmtes regionales Unternehmen gehen.
Das Verfahren im Detail
In den Ausschreibungen müssen alle wichtigen Informationen hinterlegt sein. Dazu zählen genaue Anweisungen oder Vorgaben. Kleinunternehmer müssen manchmal eine Grundgebühr oder Kosten für eine Anmeldung bezahlen, um an die Unterlagen zu kommen. Anschließend sollte Kontakt zur Vergabestelle hergestellt werden. Hier können sich die interessierten Unternehmen registrieren lassen und müssen sich manchmal auch persönlich vorstellen. Alle Daten sowie das Angebot werden aufgenommen.
Einige Stellen verlangen auch Fragebögen zur Dienstleistung oder Tätigkeit. Sind alle Unterlagen ausgefüllt, muss manchmal noch eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt oder von der jeweiligen Berufsgenossenschaft eingereicht werden. Manche Stellen wollen einen Nachweis über die Betriebshaftpflicht haben oder gar Einblick in die Umsätze der vergangenen Geschäftsjahre bekommen. Zudem sind mögliche Ausschlusskriterien vorher zu berücksichtigen, um die Bewerbung nicht unnötig abgeben zu müssen.
Geeignete Ausschreibungen auswählen
Gerade für Kleinunternehmer ist es schwierig, die geeigneten Ausschreibungen zu filtern. Schließlich muss der Auftrag wirtschaftlich umsetzbar sein und darf den Betrieb nicht in den finanziellen Ruin führen. Ferner sollte immer die fachliche Qualifikation gegeben sein. Einige Unternehmen und Experten haben eine Faustregel definiert: Die Aufträge sollten nur maximal 30 Prozent des aktuellen Jahresumsatzes ausmachen und dürfen nicht darüber hinausgehen.
So hängt der Umsatz nicht nur von dem einen Auftrag ab und bleibt noch genügend Zeit für Stammkunden und die Akquise von Neukunden. Andernfalls müssen sich Kleinunternehmer ohne andere Kundschaft auch im folgenden Geschäftsjahr wieder mit einer öffentlichen Ausschreibung befassen. Gibt es keinen passenden Auftrag, drohen Einbrüche in Umsatz und Gewinn. Mit der Pflege der Stammkunden und der Akquisen von neuen Klienten bleibt stets die Liquidität erhalten und das Unternehmen ist nicht nur von den Vergabestellen abhängig.
Fazit: auf geringen Wettbewerb achten
Um Missverständnissen vorzubeugen, ist immer der Kontakt zur Vergabestelle wichtig. Rückfragen zeigen ernsthaftes Interesse und bestätigen zum Teil auch fachliche Expertise. Auch Nebenangebote sind zulässig, wenn Arbeiten anders umgesetzt werden sollen. Die beiden Angebote sind dann nur deutlich voneinander zu trennen. Oftmals sind die beschränkten Ausschreibungen oder die freihändigen Vergaben effizienter und schneller umzusetzen. Hier ist grundsätzlich mit einem geringeren Wettbewerb zu rechnen, als bei einer großen öffentlichen Ausschreibung. (prm)
